IT-Betreuer wechseln · Kanzleien & Notariate
IT-Betreuer wechseln – für Ihre Kanzlei.
Einfach, sicher, ohne Ausfall: Wir übernehmen die IT Ihrer Kanzlei geordnet und dokumentiert – auch die Abstimmung mit Ihrem bisherigen Dienstleister.
Wie wechsle ich den IT-Betreuer meiner Kanzlei?
Sie vereinbaren ein Erstgespräch, prüfen gemeinsam mit dem neuen IT-Betreuer Ihren bestehenden Vertrag und lassen die Übergabe koordinieren. IT United übernimmt Zugänge zu Server, Firewall, Microsoft 365, Kanzleisoftware und WebERV, prüft die Backups und dokumentiert alles – ohne Ausfall und abseits fristenkritischer Phasen.
In einer Kanzlei darf die IT nicht ausfallen, wenn Fristen laufen, und Mandantendaten verlangen besondere Sorgfalt. Deshalb planen wir den Wechsel mit Ihnen gemeinsam und greifen nur auf das zu, was für die Übernahme nötig ist.
- Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch
- Wir koordinieren die Übergabe mit dem bisherigen Anbieter
- Arbeiten außerhalb der Bürozeiten
- Kein Wechsel in fristenkritischen Phasen
- Jeder Zugriff wird dokumentiert
- Betreut von einem Team mit 14 Personen aus Wien
Anzeichen
Woran erkenne ich, dass ein Wechsel fällig ist?
Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn IT-Probleme den Kanzleialltag bremsen oder Sie bei Fristen nicht mehr sicher sein können, dass alles funktioniert. Diese Anzeichen hören wir in Erstgesprächen am häufigsten:
Rückruf erst am nächsten Tag
Wenn eine Frist läuft und WebERV oder die Kanzleisoftware streikt, ist ein Rückruf am nächsten Tag zu spät.
Niemand kennt Ihre Kanzleisoftware
Bei Problemen mit Advokat, jurXpert oder notarXpert verweist der Dienstleister an den Hersteller – und umgekehrt.
Unklare Datensicherung
Akten und Mandantendaten werden gesichert, aber niemand hat je getestet, ob sich daraus eine Kanzlei wiederherstellen lässt.
Fragen zur Verschwiegenheit bleiben offen
Wer hat Zugriff auf welche Akten, wie sind Homeoffice und Mobilgeräte abgesichert? Klare Antworten fehlen.
Updates und Erneuerungen bleiben liegen
Veraltete Windows-Versionen, auslaufende Zertifikate oder eine alte Firewall – und keiner plant den Tausch.
Wechselnde Ansprechpersonen
Jedes Mal erklären Sie Ihre Kanzlei, Ihre Abläufe und Ihre Fristen von vorne.
Ablauf
So läuft der Wechsel zu IT United ab – in 7 Schritten
Der Wechsel folgt einem festen Ablauf, damit nichts vergessen wird und die Kanzlei durchgehend arbeitsfähig bleibt.
Erstgespräch & Bestandsaufnahme
Wir besprechen, was läuft und was stört, und erfassen Arbeitsplätze, Server, Kanzleisoftware, Diktat und bestehende Verträge.
Vertrag & Kündigungsfrist prüfen
Gemeinsam sehen wir uns Ihren Betreuungsvertrag an und legen den Wechsel so, dass keine Lücke in der Betreuung entsteht – und nicht in eine fristenintensive Phase fällt.
Übergabe anfordern
Auf Ihren Wunsch koordinieren wir die Übergabe mit dem bisherigen Anbieter – sachlich und auf Augenhöhe.
Zugänge sichern & dokumentieren
Firewall, Server und Hypervisor, Microsoft 365 und E-Mail, Domain und DNS, WLAN, Backups, Lizenzen, Kanzleisoftware und WebERV-Anbindung: Alles wird übernommen und festgehalten.
Sicherheits-Check & Sofortmaßnahmen
Wir prüfen Backup, Updates, Berechtigungen und Fernzugriff und beheben nur, was unmittelbar nötig ist. Größere Umbauten planen wir mit Ihnen.
Übernahme in die Betreuung
Monitoring und Fernwartung werden eingerichtet, ab jetzt sind wir Ihre Ansprechpartner für alle IT-Fragen.
Abschluss & Dokumentation
Sie erhalten eine vollständige Dokumentation Ihrer IT – sie gehört Ihnen, unabhängig von uns.
Was wir übernehmen
Sie müssen nicht selbst mit dem bisherigen Dienstleister verhandeln.
Mit Ihrer Zustimmung stimmen wir die technische Übergabe direkt mit dem bisherigen Anbieter ab – sachlich und ohne Vorwürfe. Sie werden über jeden Schritt informiert und entscheiden mit.
Dabei arbeiten wir minimal-invasiv: Wir ändern zunächst nur, was unmittelbar nötig ist. Jeder administrative Zugriff wird mit Datum, Zweck und Inhalt dokumentiert.
- Anforderung der Zugangsdaten und Unterlagen
- Übernahme von Firewall, Server, Microsoft 365, Domain und WLAN
- Prüfung und Test der Backups
- Abstimmung mit Kanzleisoftware-Hersteller und WebERV-Anbieter
- Neue, vollständige Dokumentation für Sie
Kanzleien & Notariate
Was passiert mit WebERV, Kanzleisoftware und Verschwiegenheit?
Diese Systeme laufen während des Wechsels weiter. Wir übernehmen die technische Betreuung und stimmen uns direkt mit den jeweiligen Herstellern ab.
ERV und WebERV
Die Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr bleibt bestehen. Wir prüfen Zugang, Zertifikate und Signaturkarten samt Ablaufdaten und sind Ansprechpartner, wenn etwas hakt.
Kanzleisoftware
Wir betreuen die Umgebung gängiger Kanzleiprogramme wie Advokat, jurXpert und notarXpert und stimmen uns mit dem Hersteller ab – ohne Ihren Softwarevertrag anzutasten.
Verschwiegenheit und Mandantendaten
Zugriff nur auf das Nötige, jeder administrative Eingriff dokumentiert, klare Berechtigungen für Akten und Postfächer. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist selbstverständlich.
Kein Ausfall bei laufenden Fristen
Den Zeitpunkt für Umstellungen stimmen wir mit Ihnen ab. Arbeiten erfolgen außerhalb der Bürozeiten, nie in fristenkritischen Phasen.
Checkliste
Diese Unterlagen und Zugänge sollten Sie haben
Je vollständiger diese Liste, desto schneller und reibungsloser der Wechsel. Fehlt etwas, ist das kein Problem – genau dafür ist die Bestandsaufnahme da.
- Betreuungsvertrag mit dem bisherigen IT-Dienstleister (Laufzeit, Kündigungsfrist)
- Liste der Arbeitsplätze, Notebooks, Drucker, Scanner und Diktiergeräte
- Zugangsdaten bzw. Administratorzugang für Server, Firewall und WLAN
- Zugang zu Microsoft 365 bzw. zum E-Mail-Anbieter (globaler Administrator)
- Domain: bei welchem Anbieter registriert, Zugang zur DNS-Verwaltung
- Lizenzen: Windows, Office, Virenschutz, Backup-Software
- Kanzleisoftware: Hersteller, Vertragsnummer, Ansprechperson (z. B. Advokat, jurXpert, notarXpert)
- WebERV: Anbieter und Zugang, Signaturkarten und Zertifikate mit Ablaufdatum
- Diktatlösung und Spracherkennung: Lizenzen und Zuständigkeit
- Fernzugriff für Homeoffice und Gericht: wie eingerichtet, wer hat Zugang?
- Wo liegen die Backups, wer prüft sie, wann war die letzte Wiederherstellungsprobe?
Warum IT United
Ihr IT-Partner für Kanzleien und Notariate in Wien
IT United ist ein IT-Dienstleister aus Wien-Währing und betreut Rechtsanwaltskanzleien, Notariate und Steuerberatung. Wir kennen die Abläufe, die Software und die Anforderungen an Verschwiegenheit aus der täglichen Arbeit.
- Team mit 14 Personen, Büro in der Erndtgasse in Wien
- Gründerteam mit über 20 Jahren IT-Erfahrung
- Erfahrung mit Advokat, jurXpert, notarXpert, WebERV und Diktatlösungen
- Feste Ansprechpersonen statt Hotline-Warteschleife
- Fernwartung und Vor-Ort-Service in Wien und Umgebung
„IT United hat uns schon bei der Gründung unserer Kanzlei begleitet. Gemeinsam haben wir die gesamte IT-Ausstattung geplant, konzipiert und umgesetzt.
Seither sind wir stark gewachsen – heute arbeiten wir in einem rund 15-köpfigen Team, und unsere IT ist mitgewachsen, ohne dass wir sie neu erfinden mussten. IT United betreut unsere Server, Firewalls, Backups, Telefonie, Netzwerk und WLAN.
Mit IT United haben wir einen Partner, der unsere Anforderungen als Kanzlei versteht, vorausdenkt und zuverlässig da ist, wenn wir ihn brauchen.“
Häufige Fragen
Fragen zum Wechsel des IT-Betreuers
Antworten zu Ablauf, Dauer, WebERV und Verschwiegenheit.
Wie läuft ein Wechsel des IT-Betreuers in einer Kanzlei ab?
In sieben Schritten: Erstgespräch und Bestandsaufnahme, Prüfung des bestehenden Vertrags, Anforderung der Übergabe, Übernahme und Dokumentation aller Zugänge, Sicherheits-Check, Einrichtung der laufenden Betreuung und Abschluss mit vollständiger Dokumentation. IT United koordiniert die Schritte, Sie entscheiden über jeden davon.
Wie lange dauert der Wechsel?
Das hängt von der Größe der Kanzlei und vom Zustand der Dokumentation ab. Die technische Übernahme ist oft in wenigen Tagen erledigt; den Zeitpunkt richten wir nach Ihrer Kündigungsfrist und nach ruhigeren Phasen ohne dichte Fristenlage.
Gibt es eine Ausfallzeit für die Kanzlei?
Ziel ist ein Wechsel ohne Ausfall. Arbeiten an Server, Netzwerk oder Kanzleisoftware legen wir außerhalb der Bürozeiten, WebERV und Kanzleiprogramm bleiben durchgehend nutzbar.
Wie komme ich an Zugangsdaten und Dokumentation des bisherigen Anbieters?
In der Regel fordern Sie die Unterlagen beim bisherigen Anbieter an – auf Ihren Wunsch übernehmen wir die Abstimmung. Was genau herauszugeben ist, regelt üblicherweise Ihr Betreuungsvertrag; wir prüfen das gemeinsam mit Ihnen.
Muss ich selbst mit dem alten Anbieter sprechen?
Nein, wenn Sie das nicht möchten. Mit Ihrer Zustimmung koordinieren wir die technische Übergabe direkt und halten Sie über jeden Schritt informiert.
Was passiert mit WebERV, Kanzleisoftware und Signaturkarten?
Diese Systeme laufen weiter. Wir übernehmen die technische Betreuung, stimmen uns mit dem Hersteller Ihrer Kanzleisoftware und dem WebERV-Anbieter ab und behalten Ablaufdaten von Zertifikaten und Signaturkarten im Blick.
Wie wird die Verschwiegenheit beim Wechsel gewahrt?
Wir greifen nur auf das zu, was für die Übernahme nötig ist, und dokumentieren jeden administrativen Zugriff mit Datum und Zweck. Mit Kanzleien schließen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab; Details zur berufsrechtlichen Verschwiegenheit klären wir im Erstgespräch.
Was passiert mit Lizenzen, Domain, E-Mail und Backups?
Lizenzen, Domain, Microsoft 365 und Backups gehören in der Regel der Kanzlei. Wir stellen sicher, dass die Verwaltungszugänge bei Ihnen bzw. bei uns liegen, dokumentieren alles und prüfen die Wiederherstellung der Backups.
Was kostet ein Wechsel?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Der Aufwand für die Übernahme hängt von Größe und Zustand Ihrer IT ab; nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein Angebot, bevor Kosten entstehen.